Почему начинать с вопросов
Когда учёт держится на таблицах и маркере на доске, задача выглядит простой: перенести таблицу в программу. Но в таблице лежат итоги, а решения в цеху принимают по вещам, которых там нет.
Пример из пивоварни, для которой собиралась система планирования варок. Лагер после варки месяц зреет в танке, танков одиннадцать. Значит, вопрос «когда варить» зависит от того, сколько пива уйдёт за месяц вперёд и освободится ли к нужному дню подходящий танк. В таблице продаж есть только первое, и то задним числом.
Поэтому до разработки цех разбирают вопросами. Ниже шесть шагов в том порядке, в каком они шли на пивоварне. Подойдут любому производству с партиями и ёмкостями: кухне, пекарне, сыроварне, цеху розлива.
Шаг 1. Путь продукта целиком
Возьмите одну партию и пройдите её от сырья до клиента.
- Через какие этапы проходит партия и сколько дней длится каждый?
- Где продукт стоит между этапами (ёмкости, склад, холодильник)? Сколько таких мест и какого объёма?
- Что занимает ёмкость дольше, чем кажется: мойка, простой, готовый продукт, который ждёт розлива?
- Какими путями продукт уходит к клиенту: свой зал, оптовые покупатели, магазин, доставка?
- Какая часть процесса идёт в другом помещении или у другого юрлица?
Шаг 2. Кто что и где отмечает
- Кто ведёт таблицу, как часто и что именно туда пишет?
- Какие события никто не записывает: слили, перелили, списали, отдали на дегустацию?
- Что уже лежит в программах (касса, 1С, складской учёт), а что есть только в головах?
- Нет ли двойного счёта, когда передача между своими подразделениями записана как продажа?
- Кто будет отмечать события в новой системе, в какой момент смены и с какого устройства?
Шаг 3. Числа, на которых держится расчёт
- Сколько дней от старта партии до готовности по каждой позиции? Кто это число решает: регламент или мастер?
- Сколько продукта в одной партии, сколько ёмкостей и какая под что годится?
- Сколько продукта уходит в день и за какой период считать среднее: две недели, месяц, сезон?
- Какой запас на всякий случай нужен, в днях?
- Сколько партий можно запустить в один день и что мешает запустить больше?
У каждого числа запишите источник и человека, который его подтвердил. Срок в регламенте и срок, который держит мастер, расходятся чаще, чем кажется, поэтому спрашивайте того, кто делает руками.
Шаг 4. Что считается провалом
- Что для вас провал: пустой кран, позиция пропала из меню, сорвали отгрузку оптовику?
- Сколько таких случаев было за последние месяцы? Их можно восстановить по кассе: день, когда позиция перестала продаваться.
- Кому отдаём продукт в первую очередь, когда его не хватает: своему залу, оптовикам, рознице?
Без этого шага непонятно, что именно система должна предотвращать, и её нечем проверить.
Шаг 5. Проверить правило на прошлом
Прежде чем рисовать экраны, прогоните правило расчёта по истории последних месяцев. Для каждого провала из шага 4 посмотрите, предупредила бы система вовремя, то есть хотя бы за срок производства до пустой полки. Если нет, ошибка в правиле или в числах, и чинить её сейчас дешевле всего.
На пивоварне самое простое правило (остаток разделить на средний расход) на истории предупреждало слишком поздно. Его пришлось дополнить партиями, которые ещё зреют, и запасом в днях, и только после этого сели за экраны.
Шаг 6. Сверка с командой
Соберите всё на одну страницу: путь продукта, роли, числа с источниками, что считается провалом. Отдайте команде и попросите отметить, где неправильно. На пивоварне сверка поправила несколько вещей, которые со стороны казались очевидными.
Пока команда не подтвердила страницу, систему людям цеха не показывайте и с ними не тестируйте.
Что проверить, прежде чем звать разработчика
- У каждого числа есть источник и человек, который его подтвердил.
- Есть список событий, которые будут отмечать, и понятно, кто их отмечает.
- Понятно, какие данные придут сами (касса, 1С), а какие придётся вводить руками.
- Есть определение провала и список прошлых случаев.
- Правило расчёта проверено на истории.
- Команда подтвердила страницу сверки.
Решения, которые лучше принять заранее
- Нужна ли нейросеть. В первой версии часто хватает правил и открытой арифметики. Мастер должен видеть, почему система говорит запускать партию, иначе он ей не поверит. Прогноз можно добавить, когда наберутся данные.
- Кто какой экран видит. На пивоварне экранов три: управляющий ставит варку, пивовар получает задание на планшет, собственник видит, хватит ли пива по всем сортам.
- Пилот рядом с таблицей. Первые недели таблицу ведут параллельно, система каждое утро сверяется с ней, решения принимают люди.
- Обучение. Вместо обучающих созвонов команде пивоварни записали ролики по ролям, их можно пересмотреть в любой момент.
Хотите такое у себя
30 минут. Посмотрю задачу и скажу, нужен ли тут AI. Расскажете процесс, а я честно скажу, подходит ли сюда система и с чего начать.
Канал: t.me/ltunevibe